巧用“項目符號和編號”實現(xiàn)Word表格中序號的自動填充
在Excel 中填充序號是較為容易的，只需拖動填充柄并配合快捷鍵的使用，在本刊2005 年第3 期雜志的《聰明用戶》欄目曾經(jīng)作過介紹。在Word 中沒有專門的工具實現(xiàn)這一操作。筆者嘗試使用“項目符號和編號”在Word 表格中進行序號的自動填充，比較方便。具體做法是：選中待填充單元格，然后打開“項目符號和編號”對話框，選擇“編號”選項卡，按序號的格式，合理設(shè)置編號格式后單擊確定按鈕，即可完成序號的填充。
在Word 中使用個性模板
打開Word 時會同時新建一個空白文檔，該文檔按文檔模板Normal 的格式設(shè)置。對于某一單位或個人而言，可能希望使用具有獨立風格能夠體現(xiàn)個性的文檔模板，如帶有單位或個人標志、圖片背景、特定的頁眉頁腳等，每次打開Word時按該文檔模板新建空白文檔。經(jīng)過以下幾個步驟，您就可以創(chuàng)建一個個性化文檔模板：
1.在打開的空白文檔中按照需要進行個性化的格式設(shè)置；
2.將該文檔保存為文檔模板，可暫命名為Normal_1；
3.關(guān)閉Word 程序，打開資源管理器，在路徑(不同操作系統(tǒng)路徑有所不同，下面為Windows XP 下的路徑)C:Documents and Settingsadministrator(或超級用戶名)Application DataMicrosoftTemplates(Application Data為隱藏文件夾)下將原模板Normal 刪除，并將新建的文檔模板Normal_1 重命名為Normal。這樣，當再打開Word 時新建的空白文檔即具有自己的風格了。使用Ctrl 鍵和鼠標滾輪靈活調(diào)整頁面顯示比例在Word及Excel 中的“常用”工具欄下均有一個“顯示比例”下拉列表框，用于改變頁面的顯示比例，以便于瀏覽和編輯，但使用起來稍顯煩。比較簡便的方法是按住Ctrl 鍵，同時滾動鼠標的滾輪，即可按一定級差(在Word 中為10%，在Excel中為15%)改變顯示比例，靈活方便。在Excel 中使用Ctrl 鍵實現(xiàn)序號的快速填充在Excel 中輸入序列號1、2、3、......的常規(guī)方法是：先在頭兩個單元格中分別輸入1、2，然后選中這兩個單元格拖動填充柄，此法稍顯麻煩。比較簡便的方法是：在第1 個單元格中輸入1，然后按住Ctrl 鍵，同時拖動填充柄即可。連續(xù)年份如2001、2002、......也可采用此法輸入。
在Excel 中進行文本的“段落”格式設(shè)置
Excel 主要用于數(shù)據(jù)處理，但有時也需在Excel 中進行文本編輯。Excel 的文本編輯功能遠遜于Word。下面介紹在Excel 中進行文本“段落”格式設(shè)置的方法。
1. 行距設(shè)置文：打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡，打開垂直對齊下拉列表框，選擇分散對齊或兩端對齊，然后通過調(diào)整行高即可調(diào)整文本行距。選擇分散對齊或兩端對齊后即設(shè)置為自動換行。
2 . 段前、段后間距設(shè)置： 使用Alt+Enter組合鍵形成段前、段后空行即可獲得段前、段后間距。
3. 縮進：打開“單元格格式”對話框，選擇“對齊”選項卡，調(diào)整微調(diào)器控件的值即可實現(xiàn)左縮進；將輸入法提示條上全角和半角切換按鈕調(diào)整為全角方式并使用空格鍵可實現(xiàn)一定字符的首行縮進。
在Excel中使用“條件格式”進行文本的格式設(shè)置
在“條件格式”對話框中有“單元格數(shù)值”和“公式”兩項，多數(shù)人只將“單元格數(shù)值”項應用到數(shù)字的格式設(shè)置，實際上“單元格數(shù)值”項亦可應用到其他數(shù)據(jù)類型。例如，將B 列各單元格“市場部”3字設(shè)置為紅色，其步驟是：
1. 選定B 列；
2. 打開“條件格式”對話框，將條件設(shè)置為：“ 單元格數(shù)值”、“ 等于”、“=$B$3”，并將格式設(shè)置為字體紅色，單擊“確定”按鈕即可。
使用RANK()函數(shù)實現(xiàn)自動排序
在圖4所示的學生成績單中，希望在不改變原有學號排列的情況下，按總分在名次列中標出每個人的名次。類似的情況還有許多。這時可使用RANK()函數(shù)實現(xiàn)。
RANK()函數(shù)用來返回指定數(shù)字在一列數(shù)字中的排位。RANK()函數(shù)的格式為：
RANK(number，ref，order)
其中number為待排序的數(shù)字；ref為一列數(shù)字；order 用于指定排位的方式，如果為0 或忽略，降序；非零值，升序。
下面使用RANK()函數(shù)實現(xiàn)自動排序。其步驟為：
(1 )在I 3 單元格中輸入“=RANK(H3，H3：H7)”；
(2)拖動填充柄向下復制公式至I7 單元格中。在這里應使用絕對引用$H$3：$H$7，用$H$3：$H$7 替換H3：H7 即可完成指定任務(wù)。
在Excel 中使用RAND()函數(shù)實現(xiàn)隨機選題
在計算機文化基礎(chǔ)教學中，一般使用《試題匯編》進行訓練和考核?！对囶}匯編》每單元同類型題20個，從每單元中抽出一題即可組成一套試卷。具體操作中，我們通過使用RAND()函數(shù)實現(xiàn)隨機選題并配合郵件合并為每名學生制作選題單，實現(xiàn)了題目選擇的隨機性，從而保證了考核質(zhì)量。對如何使用郵件合并在此不再贅述，下面只介紹使用RAND()函數(shù)實現(xiàn)隨機選題。
RAND()函數(shù)用于返回一個大于0且小于1的隨機數(shù)(帶有多位小數(shù))，而題目應在1～20 之間。在使用時采取了如下方法：
(1)在C4單元格中輸入函數(shù)“=ROUNDUP(20*RAND()，0)”。
這里同時使用了兩個函數(shù)：RAND()和ROUNDUP()。20*RAND()用于產(chǎn)生一個大于0 且小于20的隨機數(shù)( 帶有多位小數(shù))。ROUNDUP()函數(shù)的格式為：
ROUNDUP(number，num_digits)
其功能是按參數(shù)num_digits 指定的位數(shù)對參數(shù)number 向上舍入。當參數(shù)num_digits 為0 時，則將num_digits 向上舍入為整數(shù)。
在本文中，ROUNDUP(20*RAND()，0)用于將20*RAND()向上舍入為整數(shù)。
(2)拖動填充柄填充到其單元格中，即實現(xiàn)了隨機選題。然后再在Word 中使用郵件合并即可為每一名學生制作選題單。